শিক্ষা৩৬০ ডকুমেন্টেশন

থিম

পেরোল (Payroll) মডিউল ইউজার গাইড (নন-টেকনিক্যাল) ​

এই গাইডে শিক্ষক ও স্টাফের মাসিক বেতন প্রসেসিং, অ্যাপ্রুভাল ওয়ার্কফ্লো, বেতন স্লিপ প্রিন্ট, এবং রিপোর্ট এক্সপোর্ট কাজগুলো ধাপে ধাপে ব্যাখ্যা করা হয়েছে যাতে একাউন্টস টিম ও অ্যাডমিন প্রযুক্তিগত জ্ঞান ছাড়াই নিয়মিত কাজ করতে পারেন।

কোনো বাটন/মেনু না দেখালে ধরে নিন আপনার রোলে প্রয়োজনীয় পারমিশন নাও থাকতে পারে।

কারা এই গাইড ব্যবহার করবেন ​

  • অ্যাডমিন ব্যবহারকারী
  • Accounts/Finance টিম (বেতন প্রসেসিং দায়িত্বে)

Payroll মেনু ম্যাপ ​

বাম পাশের মেনু থেকে Payroll খুললে নিচের অংশগুলো পাবেন:

  • Payrolls (বেতন তালিকা)
  • Salary Policies (বেতন নীতি)
  • Government Pay Scales (সরকারি বেতন স্কেল)
  • Bulk Generate (একসাথে সব বেতন তৈরি)

শুরু করার আগে (Pre-check) ​

নিচের কনফিগারেশন প্রস্তুত না থাকলে payroll তৈরিতে সমস্যা হতে পারে:

  1. শিক্ষক ও স্টাফ তৈরি এবং Active আছে।
  2. কমপক্ষে একটি Salary Policy Active আছে (অথবা MPO কর্মীদের জন্য Government Pay Scale কনফিগার আছে)।
  3. কমপক্ষে একটি Payment Method Active আছে।

১) প্রাথমিক সেটআপ (One-time / Occasional) ​

A) Salary Policy তৈরি ​

Path: Payroll -> Salary Policies -> Create Policy

Salary Policy নির্ধারণ করে basic salary-র কত শতাংশ কোন খাতে যাবে এবং কী কী ভাতা/কর্তন প্রযোজ্য।

  1. Policy Name দিন (যেমন: General Staff Policy)।
  2. Basic Percentage দিন — মাসিক বেতনের কত % basic হবে (০–১০০%)।
  3. House Rent Percentage দিন — basic salary-র কত % বাড়িভাড়া (০–১০০%)।
  4. Medical Allowance দিন — প্রতি মাসে নির্দিষ্ট পরিমাণ (টাকায়)।
  5. Transport Allowance দিন — প্রতি মাসে নির্দিষ্ট পরিমাণ (টাকায়)।
  6. Optional: Provident Fund Percentage — basic salary থেকে কর্তন (০–১০০%)।
  7. Optional: Festival Bonus Percentage — প্রতিটি উৎসবে প্রযোজ্য (০–২০০%)।
  8. Optional: Attendance-Based Deduction চালু করুন এবং Late Deduction per Occurrence সেট করুন (টাকায়)।
  9. এখনই ব্যবহার করতে চাইলে Status Active রাখুন।
  10. Save করুন।

টিপ: কোনো Policy ইতোমধ্যে payroll record-এ ব্যবহার হয়ে গেলে Delete না করে Inactive করা নিরাপদ।

B) Government Pay Scale তৈরি (MPO/সরকারি কর্মী) ​

Path: Payroll -> Government Pay Scales -> Create Pay Scale

সরকারি বেতন স্কেল MPO শিক্ষক ও সরকার-নিয়ন্ত্রিত কর্মীদের জন্য ব্যবহৃত হয়। প্রতিটি এন্ট্রি একটি গ্রেড ও ঐচ্ছিক ধাপ (step) সহ নির্দিষ্ট basic salary নির্ধারণ করে।

  1. Grade দিন (১–২০, আবশ্যিক)।
  2. Optional: Step দিন (১–২০)।
  3. Basic Salary দিন (টাকায়)।
  4. Optional description দিন।
  5. Status Active রাখুন।
  6. Save করুন।

নোট: Grade + Step combination অনন্য (unique) হতে হবে। কোনো কর্মীর প্রোফাইলে Pay Scale assigned থাকলে payroll generation-এ সেটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে basic salary হিসেবে ব্যবহৃত হবে।

২) একক payroll record তৈরি ​

Path: Payroll -> Payrolls -> Create Payroll

একজন কর্মীর একটি মাসের বেতন আলাদাভাবে তৈরি করতে এটি ব্যবহার করুন।

  1. Employee Type নির্বাচন করুন (Teacher বা Staff)।
  2. Employee নির্বাচন করুন।
  3. Month ও Year দিন।
  4. Optional: Salary Policy নির্বাচন করুন — নির্বাচনের সাথে সাথে ফর্মের salary component স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ হবে।
  5. Optional: Government Pay Scale নির্বাচন করুন — এটি basic salary field override করবে।
  6. Salary component যাচাই করুন ও প্রয়োজনে সংশোধন করুন:
    • Basic Salary
    • House Rent
    • Medical Allowance
    • Transport Allowance
    • Other Allowance (ঐচ্ছিক)
    • Festival Bonus (ঐচ্ছিক)
  7. Deduction যাচাই করুন ও প্রয়োজনে সংশোধন করুন:
    • Income Tax (ঐচ্ছিক)
    • Provident Fund (ঐচ্ছিক)
    • Attendance Deduction (Policy-তে attendance নিয়ম থাকলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে হিসাব হয়, তবে সম্পাদনযোগ্য)
    • Other Deduction (ঐচ্ছিক)
  8. Gross Salary ও Net Salary স্বয়ংক্রিয়ভাবে হিসাব হবে।
  9. Status সেট করুন: Pending, Approved বা Paid।
  10. Optional: Payment Date ও Payment Method দিন।
  11. Optional: Remarks দিন (সর্বোচ্চ ৫০০ অক্ষর)।
  12. Save করুন।

গুরুত্বপূর্ণ: একই কর্মীর একই মাস/বছরে একের বেশি payroll record তৈরি করা যাবে না।

৩) Bulk Generate — সব কর্মীর বেতন একসাথে তৈরি ​

Path: Payroll -> Bulk Generate

একটি নির্দিষ্ট মাসে সব Active শিক্ষক ও/বা স্টাফের বেতন একসাথে তৈরি করতে ব্যবহার করুন।

  1. Month ও Year নির্বাচন করুন।
  2. Optional: Salary Policy নির্বাচন করুন — যাদের Pay Scale assigned নেই তাদের জন্য এই policy প্রযোজ্য হবে।
  3. কাদের অন্তর্ভুক্ত করবেন তা নির্বাচন করুন:
    • Include Teachers
    • Include Staff
  4. Preview ক্লিক করুন — সিস্টেম save করার আগে একটি preview table দেখাবে।
  5. Preview যাচাই করুন:
    • যে কর্মীদের ওই মাসে আগে থেকে payroll আছে তারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাদ পড়বে।
    • Salary component তাদের assigned pay scale (থাকলে) অথবা নির্বাচিত policy থেকে হিসাব হয়।
  6. Confirm & Generate ক্লিক করুন — সব record সংরক্ষিত হবে।

নোট: Bulk generation-এ সব record Pending status-এ তৈরি হয়। পরে আলাদাভাবে Approve ও Paid করতে হবে।

৪) Payroll Approve করা ​

Path: Payroll -> Payrolls -> View (eye icon) -> Approve

Pending payroll approve করলে তা নিশ্চিত হয় এবং payment-এর জন্য প্রস্তুত হয়।

  1. Payroll record খুলুন।
  2. Approve ক্লিক করুন।
  3. Status Approved-এ পরিবর্তন হবে এবং approver ও সময় record হবে।

নিয়ম:

  • Cancelled payroll approve করা যাবে না।
  • ইতোমধ্যে Approved বা Paid থাকলে message দেখাবে — আর কিছু করার নেই।

৫) Payroll Paid হিসেবে চিহ্নিত করা ​

Path: Payroll -> Payrolls -> View (eye icon) -> Mark as Paid

Approve-এর পর বেতন পরিশোধ রেকর্ড করুন।

  1. Approved payroll record খুলুন।
  2. Mark as Paid ক্লিক করুন।
  3. Payment Date দিন (আবশ্যিক)।
  4. Payment Method নির্বাচন করুন (আবশ্যিক)।
  5. Confirm করুন।

নিয়ম:

  • Cancelled payroll paid করা যাবে না।
  • ইতোমধ্যে Paid থাকলে message দেখাবে।

৬) Payroll দেখা, সম্পাদনা ও মুছে ফেলা ​

Record দেখা ​

Path: Payroll -> Payrolls -> Eye icon

সব salary component, deduction, status, approval তথ্য, payment তথ্য ও remarks দেখা যাবে।

Record সম্পাদনা ​

Path: Payroll -> Payrolls -> Edit (pencil icon)

Salary component, deduction, status, payment তথ্য ও remarks পরিবর্তন করা যাবে।

Record মুছে ফেলা ​

Path: Payroll -> Payrolls -> Delete (trash icon)

Record স্থায়ীভাবে মুছে ফেলা হবে। শুধুমাত্র ভুলে তৈরি হলে ব্যবহার করুন।

Best practice: Approve বা Paid হয়ে যাওয়া record delete না করাই ভালো — এটি audit trail-এর অংশ।

৭) বেতন স্লিপ প্রিন্ট করা (PDF) ​

Path: Payroll -> Payrolls -> View -> Print Slip

কর্মীর জন্য printable PDF salary slip তৈরি হয়। Slip-এ থাকে:

  • স্কুলের নাম ও লোগো
  • কর্মীর নাম ও Employee ID
  • মাস ও বছর
  • সম্পূর্ণ salary breakdown (সব ভাতা ও কর্তন)
  • নেট বেতন প্রদেয়
  • Status ও payment তথ্য

৮) Payroll filter ও export ​

List filter করা ​

Path: Payroll -> Payrolls

উপলব্ধ filter:

  • Month (মাস)
  • Year (বছর)
  • Status (Pending / Approved / Paid / Cancelled)
  • Employee Type (Teacher / Staff)

List-এর নিচে totals দেখায়: মোট count, মোট Gross Salary, মোট Net Salary।

Export করা ​

Filter প্রয়োগের পর filtered list export করুন:

  • Export Excel — .xlsx ফাইল ডাউনলোড হবে
  • Export PDF — landscape orientation-এ PDF ডাউনলোড হবে

Export-এ যা থাকে: Employee ID, Employee Name, Type, Period, Salary Policy, Basic Salary, House Rent, Medical, Transport, Other Allowance, Festival Bonus, Gross Salary, Income Tax, Provident Fund, Total Deduction, Net Salary, Status, Payment Date, Payment Method।

৯) Payroll status workflow ​

Statusঅর্থ
Pendingতৈরি হয়েছে, approval বাকি
Approvedঅনুমোদিত হয়েছে
Paidবেতন পরিশোধ হয়েছে, তারিখ ও পদ্ধতি recorded
Cancelledবাতিল — আর কোনো action সম্ভব নয়

১০) Accounts টিমের প্রস্তাবিত মাসিক রুটিন ​

বেতন প্রসেসিং দিনে ​

  1. Bulk Generate চালু করুন — current মাস নির্বাচন করুন।
  2. Preview দেখে salary figure যাচাই করুন — অস্বাভাবিক কিছু থাকলে আগে ঠিক করুন।
  3. Confirm & Generate করুন।
  4. Senior staff বা বিশেষ ক্ষেত্রে individual record আলাদাভাবে চেক করুন।
  5. সব record Approve করুন (অথবা অনুমোদনকারী ব্যক্তিকে দিয়ে করান)।
  6. Payment date ও method দিয়ে Paid চিহ্নিত করুন।
  7. বেতন স্লিপ print করুন বা PDF export করে বিতরণ করুন।
  8. মাসিক payroll report Excel বা PDF-এ export করে আর্কাইভ রাখুন।

নিয়মিত ​

  • মাসের মাঝে যোগ দেওয়া নতুন কর্মীর জন্য individual payroll record তৈরি করুন।
  • Salary component পরিবর্তন হলে সংশ্লিষ্ট Salary Policy বা individual record আপডেট করুন।

১১) সাধারণ সমস্যা ও দ্রুত সমাধান ​

"A payroll record already exists for this employee for the selected month and year" ​

  • ওই কর্মী + মাস + বছর ফিল্টার করে existing record দেখুন।
  • সংশোধন প্রয়োজন হলে সেই record edit করুন।

Policy নির্বাচন করলে salary component auto-fill হচ্ছে না ​

  • Policy Active কিনা নিশ্চিত করুন।
  • Dropdown থেকে policy নির্বাচন করলেই ফর্ম পূরণ হবে।

Government Pay Scale dropdown-এ দেখা যাচ্ছে না ​

  • Pay scale entry Active কিনা নিশ্চিত করুন।
  • কর্মীর প্রোফাইলে pay scale linked কিনা দেখুন।

"Cancelled payrolls cannot be approved / marked as paid" ​

  • এটি সিস্টেমের নিয়ম। ভুলে cancel হলে record delete করে নতুন তৈরি করুন।

Export ফাইলে কোনো data নেই ​

  • আগে filter প্রয়োগ করুন তারপর export করুন। কোনো record না থাকলে ফাইল খালি আসবে।
  • সিস্টেম অ্যাডমিনকে প্রয়োজনীয় পারমিশন দিতে বলুন।

১২) ভালো চর্চা (Good Practices) ​

  • Bulk Generate-এ সবসময় Preview দেখুন — save করার আগে সংখ্যা নিশ্চিত করুন।
  • কর্মী শ্রেণি অনুযায়ী আলাদা policy রাখুন (যেমন: শিক্ষক ও সহায়ক স্টাফের জন্য ভিন্ন policy)।
  • মাসিক Excel/PDF export আর্কাইভ করুন — audit-এর জন্য জরুরি।
  • Approve বা Paid হওয়া record delete করবেন না — এটি audit trail-এর অংশ।
  • বিশেষ সমন্বয়ের ক্ষেত্রে Remarks ব্যবহার করুন (যেমন: "ঈদ উৎসব বোনাস অন্তর্ভুক্ত")।

স্কুল শিক্ষক, অ্যাডমিন ও অফিস টিমের জন্য তৈরি

Copyright © Sikkha360 ডকুমেন্টেশন